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OA系统由来和六代OA系统的演变进程

2016/1/10 9:19:39      点击:
基本界定OA系统以后,我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。(下文如果非特指,办公自动化即指狭义的OA系统)。


 1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的 影响,政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外,还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候,也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外,当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨,并且存在着比较严格的对应关系,即企业领导和政府官员行政级别挂钩,因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点:以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统,其实办公就是办文。


  2、随着企业的介入,OA系统也有一定的发展,加入了很多企业的特性,例如,OA系统现在强调的知识管理,强调了业务流程的整合,但是,早期的OA系统效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。OA系统尽管解决了企业中存在的层级结构,传统的办文程序,从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节,存在流程复杂,流转时间长,导致办公效率低,决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动,因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术,不仅将办文内容电子化,而且实现整个办文过程电子化,从根本上改变了传统的工作模式。


     在此种情况下,OA系统作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外 OA系统的处理的信息范围实在过于有限,仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗?如果我们仔细观察市面上的OA系统产品,所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的OA系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对OA系统不满意的焦点所在。

     随着协同市场的发展,客户对OA系统的需求和理解,已经不仅仅停留在传统OA系统办公自动化、无纸化办公的概念上来,转而向企业管理纵深和全面的协同管理平台上进行延伸。传统OA系统并没有深入到企业全面管理及核心业务流程的管理中去,而真正适合企业全面管理应用的就应该是个集中办公、人力、客服、市场及销售、项目、财务、库存和订单等核心业务流程综合统一、解决企业全方位管理的CMP协同管理平台。

  OA系统的发展经历了六个阶段:随着3G移动网络的发展,OA系统进入了移动化阶段。移动OA系统使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA,同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能,把OA系统应用推向了新的额高度。


1、第一代OA系统

  以email、个人office办公软件处理为核心,个人来处理日常工作,在组织内缺乏很好的沟通渠道。

2、第二代OA系统

  主要是以传统的收发文管理,档案管理为主。加入了很多的辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对
独立,这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。
  
    而开发和销售这种产品的企业很多,也有一定的客户群。这类产品价格比较低,尤其是这类产品开发成本比较低,对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

3、第三代OA系统


   第二代的OA系统产品在功能上加强了,加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理,特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对 立,尤其是与企业的业务还是没有挂接上来,也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能,我们会问:这样的办公自动化到底解决了什么问题?企业用了办公 自动化到底解决了什么问题。
  
      实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。

4、第四代OA系统

 当我们的目光移开OA系统,我们就会发现,在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的 建设,他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,并且发现数据常常不一致,我可以比较肯定地说,目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。

5、第五代OA系统


  随着3G移 动网络的部署,办公已经进入了移动时代。手机办公或者叫移动办公,是利用无线网络实现办公的技术。它将原有办公系统上的OA系统功能迁移到手机。移动办公系统 具有传统办公系统无法比拟的优越性。移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限,随时进行随地与公司业务平台沟通,有效提高管理效率,推动企业效益增长。手 机不过也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。

  1、OA系统集成,这是第一点需求。
  从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑,WEB界面最容易接受。另外从集成方 面来讲,必须采用人人支持的web标准如HTML,JavaScript,Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容 纳,否则的话,技术难度就会导致集成不可能实现。

  2、OA系统完全基于web,这是第二点需求。
  对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起)

  3、流程优化的OA系统,这是第三点需求。
  进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。

  4、基于知识的OA系统,这是第四点需求。
     总之我们要求的办公自动化系统是和其他应用系统紧密集成的,完全采用Web技术的,流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

6、第六代OA系统


   真正适合企业全面管理应用的就应该是个集中办公、人力、客服、市场及销售、项目、财务、库存和订单等核心业务流程综合统一、解决企业全方位管理的CMP协同管理平台。而协同管理平台CMP在应用中,最重要的就是需要做到可DIY、个性化,满足不同企业及不同阶段的需求。灵活性和扩展性是系统可DIY特性最重要的表现。